Nastavení avíza (e-mailů) a odesílání unikátních informací

Pokud chcete zákazníkovi zasílat avíza, kde budou vloženy bližší informace pro zákazníka o změně stavu objednávky či další podrobnosti o objednávce, postupujte dle tohoto návodu.

Avíza lze editovat v sekci E-shop – Objednávky – Stavy objednávek a avíza. Pokud zde není avízo, které by vám vyhovovalo, stačí jej přidat pomocí zeleného tlačítka Přidat další stav.

Nastavení avíz

Všechna avíza mají stejné prostředí pro editaci, kromě prvního avíza o přijaté objednávce „Nezpracováno – nová objednávka“, kde je možné k emailu připojit dva soubory ke stažení. Jedná se také o jediné avízo, které se zákazníkovi zasílá automaticky po vytvoření objednávky.

Co vše lze v avízu nastavit

Barva
v první řadě je možné nastavit si barvu, která bude znázorňovat toto konkrétní avízo.

Nastavení e-mailu
Tyto e-maily se budou automaticky odesílat objednavatelům, a to ve chvíli, kdy u objednávky změníte její stav (stav + email nebo stav + obálka). Změnu stavu objednávky lze provést ve výpisu objednávek v sekci „E-shop“ › „Objednávky“ nebo v editaci jednotlivých objednávek.

Předmět e-mailu
zde si vyplníte vámi požadovaný předmět e-mailu.

Obsah e-mailu
v této části nastavujete, zda chcete e-mail vytvořit v textovém editoru nebo v responzivním editoru Mosaico ( tento editor doporučujeme, protože se upravuje pro zobrazení na mobilních zařízeních ). Níže můžete vidět obrázek toho, jak vypadá samotný textový editor a co v něm nastavit.

Text e-mailu
pokud jste si vybrali Mosaico, tak zde uvidíte vstup do samotného editoru a pod ním různé proměnné, které lze do e-mailu použít. Připravili jsme pro vás v případě potřeby i podrobný návod na práci s editorem Mosaico.

Nastavení SMS
Pokud chcete, aby se zákazníkům odesílaly sms, a to ve chvíli, kdy u objednávky změníte její stav, tak zaškrtnete checkbox (viz náhled níže) „Automaticky zasílat sms při změně objednávky do stavu „Objednávka ….“ a nadefinujte text k danému stavu objednávky a změny uložte. Změnu stavu objednávky lze provést ve výpisu objednávek v sekci „E-shop“ › „Objednávky“ nebo v editaci jednotlivých objednávek. Pokud chcete rozesílat sms, je nutné mít zaplacený kredit. K využití SMS máme i podrobný návod.

Textový editor a jeho popis



Připojit k e-mailu objednávku
pod vámi nadefinovaný text, který do e-mailu vyplníte, systém automaticky doplní celý výpis objednávky, které se tento e-mail týká.

Připojit k e-mailu odkaz na fakturu s tímto textem
tuto možnost zvolíte v případě, že chcete k e-mailu připojit fakturu. Zaškrtněte tedy checkbox (čtvereček) a zadejte zde text např. „Faktura ke stažení zde“. Poté se k e-mailu připojí odkaz na vystavenou fakturu. POZOR!!! Faktura musí být v administraci k objednávce vytvořena a uložena před tím, než bude zákazníkům odeslán tento stav objednávky. Když budete chtít zasílat faktury zákazníkům při změně stavu objednávky a budete mít tuto možnost zaškrtnutou, tak v administraci musíte mít fakturu nejprve vygenerovanou a až poté měnit stav objednávky. Pokud změníte stav objednávky před tím, než bude faktura vygenerovaná, neodešle se faktura Vašim zákazníkům.
Jestli je faktura vystavená, můžete zjistit v objednávkách v přehledu a nebo v detailu objednávky.





Připojit k e-mailu odkaz na EET účtenku s vlastním textem
Stejně jako odkaz na fakturu je možné k e-mailu připojovat i účtenku na EET.

Text e-mailu
V případě, že je zvolený textový editor, následuje kolonka „Text e-mailu“, kde vyplníte vlastní text. Do tohoto editoru je možné nadefinovat „Speciální údaje do automatických e-mailů“, které se budou propisovat z objednávek. Zadejte hodnoty, které chcete zobrazit v automatickém e-mailu. V textovém editoru pro definování obsahu e-mailu pak vložte na místo, kde se má unikátní informace zobrazit, pouze značku – např. #CODE1# (POZOR! Je nutné si pamatovat, ze např. pod #CODE1# máte variabilní symbol). Bližší informace níže.

Vkládání unikátních informací

Zákazníci někdy chtějí vkládat do e-mailu (Obsahu automatického avíza) unikátní informace. Do každého automatického e-mailu lze vložit unikátní informace, například variabilní symbol, datum doručení zboží, sledovací kód dopravní služby včetně URL adresy apod. Těchto informací může být v e-mailu až 5 a definovat je můžete v detailu každé objednávky (E-SHOP – OBJEDNÁVKY).



V editaci objednávky v dolní části je možné nadefinovat „Speciální údaje do automatických e-mailů“ – zadejte hodnoty, které chcete zobrazit v automatickém e-mailu.





V detailu objednávky vedle políčka #CODE1# uvedete variabilní symbol. POZOR!!! Ještě neměníme stav objednávky. Stav objednávky změňte až po uložení speciálních údajů do e-mailu.



Až po nastavení této speciální informace můžete změnit stav objednávky „Objednávka přijatá + obálka“ nebo „Objednávka přijatá + e-mail“ a dáte uložit. Tímto se odešle automatické avízo vašemu zákazníkovi s touto unikátní informaci. Zákazníkům se v případě takovéhoto nastavení v automatickém e-mailu nezobrazí značka #CODE1#, která je uvedena v obsahu e-mailu v sekci OBJEDNÁVKY – STAVY OBJEDNÁVEK A AVÍZA, ale zde zadaný obsah, tzn. číslo 123456.


Po změně stavu se propíší informace tímto způsobem.



V automatických avízech pomocí „Speciální údaje do automatických emailů“ je také možné odesílat zákazníkovi odkaz na SLEDOVÁNÍ ZÁSILKY. Prohlédněte si podrobnější návod ke sledování zásilek.
Po odeslání automatického avíza můžete vidět v horní části tuto informaci přiloženou níže. V případě, že by vznikl nějaký problém, informujte nás.

Aktualizováno dne: 23/08/2024