Mezi základní úkony při správě e-shopu patří vedení skladového hospodářství tzn. vkládání a editace vyprodaných či nových produktů a následné zpracování došlých objednávek. V tomto návodu se zaměříme právě na fázi odbavení objednávek a jak využívat nástroje, které vám systém Eshop-rychle nabízí k zefektivnění vyřízení objednávky, orientace v došlých objednávkách a komunikace se zákazníkem ve všech fázích zpracování objednávek.

Orientace v přijatých objednávkách

Při správě e-shopu a především každodenním odbavovaní objednávek pro vás bude sekce E-shop → Objednávky → Přehled objednávek představovat jedno z nejčastěji navštěvovaných míst administrace. Doporučujeme se proto v této sekci a problematice zpracování objednávek dobře zorientovat.

V sekci E-shop → Objednávky → Přehled objednávek naleznete přehled došlých objednávek. Pomocí různých vizuálních prvků se můžete velmi rychle zorientovat v došlých objednávkách a zároveň provádět rychlou editaci bez nutnosti vstupovat do detailu objednávky.



Při velkém počtu objednávek je užitečné využít vyhledávací okno, pomocí kterého lze rychle dohledat objednávku na základě mnoha různých údajů. Vyhledat lze také pomocí tzv. stavu objednávky tzn. je-li objednávka vyřízená/zrušená/odeslaná apod. Více o využití změny stavu objednávky se dozvíte níže.
Můžete také rychle přidat objednávku bez nutnosti zadávat adresu atd., což je vhodné například pro vytvoření objednávky na kamenné provozovně. Více o funkci se dozvíte níže.
Pokud nepostačují informace z náhledu viz. níže bod 13 nebo je potřeba objednávku editovat, použijte symbol tužky a pro smazaní křížek. Objednávky lze editovat také hromadně viz bod 14.
Bez nutnosti vstoupit do vlastní objednávky lze upravovat i stavy objednávek.
Menu pro rychlé akce – umožňuje objednávku upravit, zobrazit, duplikovat, rozdělit, smazat. Dále je zde možnost zobrazit účtenku či odeslat SMS objednateli.
Po najetí na číslo objednávky se zobrazí náhledové okno, které obsahuje informace o objednávce. Po prokliku na číslo objednávky se dostanete do jejího detailu.
Jméno objednatele (v době psaní návodu vede do detailu objednávky, v budoucnu povede na detail daného zákazníka).
Zobrazuje číslo faktury (pokud byla vystavena), po prokliku je možné fakturu zobrazit a případně vytisknout či na ni získat odkaz.
Informační vlaječka platební brány
Znázornění způsobu, jakým byla objednávka placena
Znázornění způsobu dopravy
Barevné rozlišení stavů objednávek po stranách každého řádku, které si můžete sami nadefinovat, vám velmi usnadní rychlou orientaci.
Možnost hromadného výběru objednávek pro jejich hromadné úpravy (např. (tisk objednávek, faktur, změna stavu, mazání, odeslání dopravci)
Možnost vybrat všechny objednávky na stránce
Nabídka hromadných úprav

Rychlé zpracování objednávky

Nejsnazším způsobem, jak odbavit došlou objednávku, je využit informační pop-up okno došlé objednávky, které se objeví po najetí myší na číslo objednávky. Zde se vám zobrazí nejdůležitější údaje o objednávce:

datum objednávky

číslo a název objednaných produktů

způsob vybrané dopravy a platby

jméno adresa a kontaktní údaje pro doručení



Pomocí náhledového okna lze zobrazit potřebné informace a velmi rychle následně odbavit konkrétní objednávku nebo také např. všechny objednávky se stejným dopravcem pomocí hromadné úpravy.

Editace stávající a přidání nové objednávky

Často však vznikají situace, kdy je potřeba objednávku upravit, ať už na vyžádání zákazníka, který požaduje produkt přidat, případně odebrat, nebo je nutné změnit např. adresu doručení apod.

Provozujete-li vedle e-shopu také kamenný obchod, je zapotřebí snadno udržet pořádek ve skladovém hospodářství. Naleznete proto také možnost rychlého přidání nové objednávky administrátorem e-shopu bez nutnosti zadávat adresu, jméno atd.

Editace objednávky

Vstoupit do editace objednávky můžete kliknutím na číslo objednávky. V editačním okně můžete poté upravovat všechny prvky objednávky, faktury, adresy, přidávat/mazat produkty apod.

V editačním okně lze měnit veškeré potřebné údaje objednávky, ale i stav objednávky (objednávka vyřízená / objednávka odeslaná / objednávka zaplacená atd.), údaje pro fakturu či speciální údaje do automatických emailů.

Náš tip: Efektivnější způsob změny stavu objednávek je však upravovat stav hromadně z přehledu všech objednávek jejich označením a kliknutím na tlačítko hromadných akcí.

Vytvoření nové objednávky z administrace

Mnoho e-shopařů neprovozuje pouze e-shop, ale také kamennou prodejnu a provozovnu. Pro vytvoření objednávky na kamenné provozovně bývá často zapotřebí vytvořit objednávku přímo v administraci tak, aby došlo k nákupu přes skladové hospodářství e-shopu. Do takové nové objednávky stačí pouze vložit produkty a uložit. Není nutné zadávat jméno ani adresu zákazníka, způsob platby, dopravu atp., jako by tomu bylo v běžném objednávkovém procesu.

Samostatný návod na vytvoření rychlé objednávky

Hromadné odbavení objednávek

Často využívanou funkcí, která urychluje odbavení objednávek, je hromadná editace. Ve výpisu objednávek zaškrtněte všechny požadované objednávky (1), poté klikněte na tlačítko hromadných akcí (2). Zde můžete mimo jiné hromadně odesílat informace na aktivní a napojené dopravce (3), tisknout objednávky a faktury (4), ale i hromadně měnit stavy objednávek (5).

Přehledná orientace ve výpisu objednávek

Další fází odbavení objednávek, která pomáhá udržet přehlednou orientaci ve výpisu objednávek je funkce změna stavu objednávky. Pomocí nastavených stavů objednávky a k nim přiřazených barev se lze v přehledu objednávek velmi rychle orientovat a zjistit, která objednávka je vyřízená, zaplacená, stornovaná apod. Zároveň můžete při změně stavu odeslat zákazníkům e-mail, tzv. automatické avízo.

Více v návodu Změna stavu objednávky

Odeslání objednávek na dopravce

Odeslání objednávky na příslušné dopravce (v e-shopařské praxi nazýváno export objednávek) patří mezi pokročilejší funkce, nicméně velmi užitečné, které dokáží usnadnit a urychlit každodenní proces odbavování objednávek. Pomocí exportu objednávek můžete potřebná data odeslat např. pomocí CSV/XML souborů, nebo využít tzv. přímé napojení na dopravce.

Export pomocí CSV

Exportu objednávek do tzv. CSV/XML souboru a následné manuální nahrání k příslušnému dopravci provedete v E-shop → Objednávky → Přehled objednávek. Vyberte požadované objednávky (můžete si pomoci filtrací konkrétního dopravce pomocí vyhledávacího pole Způsob dopravy), označte v zaškrtávacím poli a klikněte na tlačítko hromadných akcí. Z nabídky vyberte, pro jakého dopravce chcete provést export. Systém vygeneruje soubor v příslušné technické podobě dle specifikací daného dopravce. Tento soubor můžete následně použít v aplikaci daného dopravce a hromadně tak importovat všechny požadované zásilky.

Více o práci se soubory CSV

Přímé napojení na dopravce

Na vybrané dopravce nabízí systém Eshop-rychle také přímé napojení přes tzv. API rozhraní, které umožňuje automatický export dat z objednávek do systémů dopravců. V případě přímého napojení stačí poté vybrat požadované objednávky a pomocí jednoho kliknutí odeslat příslušnému dopravci včetně veškerých nutných informací. Přímé napojení na dopravce probíhá obvykle pomocí tzv. API klíčů, Customer ID apod., které vám sdělí každý dopravce individuálně na vyžádání.

Dopravci s přímým napojením:

PPL – editace v samostatné nabídce E-shop → Poštovné → Způsob dopravy → PPL Export
DPD – editace v samostatné nabídce E-shop → Poštovné → DPD Export
Uloženka – editace v nastavení dopravy E-shop → Poštovné → Způsob dopravy → Uloženka
Zásilkovna – editace v nastavení dopravy E-shop → Poštovné → Způsob dopravy → Zásilkovna

Hromadné napojení na více dopravců pomocí Balíkobotu

V systému Eshop-rychle můžete využít také modul externí služby Balíkobot, která vám nabízí přímé datové napojení na nejznámější dopravce (DPD, Česká pošta, PPL, Geis, Uloženka, Zásilkovna, Toptrans, GLS atd.) Služeb přepravních společností tak můžete využívat skrze registraci do jednoho (externě zpoplatněného) systému. Náročná expediční činnost se tak může omezit pouze na tisk štítků přímo z administrace e-shopu a kontrolu automatického soupisu k podání přepravci.

Více informací a nastavení Balíkobotu

Jak informovat zákazníky o průběhu objednávky? Pomohou automatická avíza

Tzv. automatická avíza bývají opomíjenou součástí komunikace se zákazníky a přitom právě pomocí těchto e-mailů můžete ve fázi, kdy zákazníci netrpělivě očekávají zásilku, navázat lepší vztah a ukázat, že vám na jejich nákupu a spokojenosti opravdu záleží. Zákazníkům můžete odeslat rozsáhlou sérii e-mailů, ve které každý e-mail informuje o aktuálním stavu objednávky.

Vždy při přepnutí objednávky do určitého stavu je možné zákazníkovi odeslat také SMS, kterou můžete nadefinovat. V automatických avízech pomocí „Speciální údaje do automatických e-mailů“  je také možné odesílat zákazníkovi odkaz na sledování zásilky.

Návod na nastavení automatických avíz
Návod na nastavení odesílání SMS
Návod na nastavení sledování zásilky

Nastavení e-mailů a zpracování objednávky

Pro správné odbavení objednávek je nutné mít nastaveny některé důležité prvky související s chováním objednávky uvnitř systému, ale také při komunikaci se zákazníkem.

Zkontrolujte, případně nastavte všechny nutné e-maily, tzn. z jaké e-mailové adresy se budou odesílat zákazníkům informace o objednávce, kam budou chodit informační e-maily o doručených objednávkách, registracích apod.

Nastavení provedete v sekci E-shop → Nastavení e-shopu → Zpracování objednávek

E-mail pro doručení objednávek – Jedná se o e-mail, na který vám bude chodit informace o nově přijaté objednávce. Do boxu lze zadat jedno e-mailovou adresu nebo více (je nutné oddělit čárkou).
E-mail pro doručování nově registrovaných zákazníků – Na tento email budou chodit informace o nově registrovaných zákaznících na Vašem e-shopu. V případě zadávání více emailů oddělte jednotlivé adresy čárkou.
Potvrzení objednávky odeslat na e-mail – V případě nastavení na „Dodací adresa“ bude v košíku při zadávání údajů nastaven kontaktní email jako povinná položka. V případě nastavení na „Fakturační adresa“ bude v košíku při zadávání údajů nastaven kontaktní email i email ve fakturační adrese jako povinná položka.
E-mail odesílatele – Zde definujete e-mailovou adresu, ze které se bude potvrzení o vytvoření objednávky nebo jakékoliv další e-maily, které jsou s objednávkami spojeny, odesílat. Doporučujeme nastavit info-email, který je spojený s doménou, která je k e-shopu napárována, tzn. první variantu.
Jméno odesílatele e-mailu – Jméno, které se objeví zákazníkům v informačním e-mailu, který obdrží po dokončení objednávky případě nastavení na „Fakturační adresa“ bude v košíku při zadávání údajů nastaven kontaktní email i email ve fakturační adrese jako povinná položka.
Přílohy e-mailu – Potvrzovací e-mail by měl obsahovat souhrn obchodních podmínek, které při provedení objednávky uživatel odsouhlasil a zároveň reklamační formulář. Tyto soubory lze přidat do e-mailů právě v této nabídce.
Doplňková informace zobrazena v košíku objednávky – Informace, které budou zobrazeny pod výběrem poštovného v košíku. V případě potřeby formátování textu je potřeba text vložit jako html kód.
Obsah děkovací stránky –Text po dokončení objednávky – Děkovací stránka se zobrazí po úspěšném odeslání objednávky a může obsahovat informace od poděkování za objednávku nebo sociální tlačítka až po upozornění na probíhající akce. Její obsah editujete přes zobrazený textový editor.
Vlastní e-mail přijaté objednávky – obsah potvrzujícího e-mailu, který zákazník obdrží po dokončení objednávky. Pokud nevytvoříte vlastní e-mail, systém bude používat interní šablonu. Pokud chcete nastavit vlastní textaci a obsah potvrzovacího e-mailu (což doporučujeme) můžete použít pokročilejší drag& drop editor, kde lze vytvořit responzivní podobu e-mailu.

Náš tip: Systémovou hlášku "Objednávka byla úspěšně odeslána" i doplňkový text můžete buď deaktivovat, nebo změnit textaci pomocí funkce Lokalizace – změny systémových popisků a udělat tak váš e-shop ještě originálnější. Tzv mikrotextace je dnes velmi populární.

Další užitečné návody

Objednávkový formulář
Automatické generování faktur
Nastavení objednávkového procesu

Aktualizováno dne: 14/08/2024